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Actualizado el 03.12.2016
Artikel-ID: #RPOHD5704
oficina del periódico y el usuario puede cambiar automáticamente de bloqueo

Realify PaperOffice unterstützt je nach Programmversion bis zu 50 lokale Benutzer und unbegrenzte Anzahl von Netzwerkbenutzern.

Um schnell zwischen lokalen Benutzern umherzuschalten gehen Sie wie folgt vor:

1. Drücken Sie die "F10"-Taste

2. Realify PaperOffice ist nun gesperrt und kann ohne Passworteingabe nicht reaktiviert werden.

3. Klicken Sie auf einen Benutzer und geben Sie das entsprechende Passwort ein. (Falls ein Benutzerpasswort hinterlegt wurde)

4. Der neue Benutzer wird jetzt in Realify PaperOffice angemeldet.


Hinweis: Die Benutzersperrung kann auch nach einer frei wählbaren Inaktivzeit automatisch aktiviert werden, falls der Computer bei Nichtbenutzung nach einer bestimmten Zeit gesperrt werden soll:

1. Klicken Sie in Ihrem Realify PaperOffice auf "Einstellungen" 

2. Wählen Sie "Benutzer- und Rechteverwaltung"

3. Aktivieren Sie "Automatische Abmeldung bei Inaktivität in Minuten" und legen Sie einen Zeitraum fest.


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Preguntas más frecuentes

Base de datos, archivos, carpetas de documentos, objetos - cómo está estructurado el programa?

Artikel-ID: #RPOHD18584

Das ist sehr leicht erklärt, denn ein Bild sagt mehr als tausend Worte (Download als PDF):

Analog zu digital

  • Ihr Aktenraum oder Büroraum = Datenbank in Realify PaperOffice
  • Ihr Aktenschrank = Archiv in Realify PaperOffice
  • Ihr Ordner = Hauptkategorie-Ordner in Realify PaperOffice
  • Ihre Ordner-Register = Unterkategorien-Ordner in Realify PaperOffice
  • Ihre abgelegten Klarsichthüllen = Dokumentmappen in Realify PaperOffice
  • Ihre abgelegten Papierdokumente = Dokumentmappen-Objekte in Realify PaperOffice

Dokumentmappen = Klarsichthülle

  • Jedes Dokument wird standardmäßig in einer eigenen Dokumentmappe gespeichert.
    Nur so kann das Dokument verschlagwortet werden ohne das Original selbst zu verändern.
  • In die Dokumentmappe können weitere Dateien und Dokumente eingefügt werden, welche zu dem Stamm-Dokument gehören wie z.B. Postbeleg, Faxbericht, Abliefernachweis usw.
  • Dokumente und Dateien in Dokumentmappen = Objekte.
    Jedes Objekt wird für die Stichwortsuche OCR-texterkannt und durch ein Vorschaubild in der Dokumentmappe visuell angezeigt.
  • Dokumentmappen, welche zu dem gleichen Vorgang gehören, werden in der gleichen Unterkategorie abgespeichert oder mit der gleichen Vorgangsnummer versehen.
  • Dokumentmappen können umfangreich mit Informationen und Arten versehen werden.
    Für spezielle Daten können selber benutzerdefinierte Felder hinzugefügt und benutzt werden.
  • Und noch viel mehr: Dokumentmappen können auf Wiedervorlage gelegt, mit Kontakten verknüpft und für Workflows mit Erledigungsoptionen für bestimmte Benutzer versehen werden.


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¿Qué edición es el adecuado para mí?

Artikel-ID: #RPOHD12144

Sie finden einen Assistenten dazu direkt unter "Produkte & Download" oder vergleichen selbst die jeweils unterstützten Funktionen.

Allgemein gilt: Nichts geht über ein persönliches Gespräch. Wenden Sie sich dazu am Besten direkt an unseren Verkauf, fordern Sie einen Rückruf an oder lassen Sie sich an einen unserer Partner vermitteln.


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Puede almacenar Realify PaperOffice™ DMS todos los datos de mi disco duro NAS?

Artikel-ID: #RPOHD13984

Selbstverständlich können Sie ab der Business-Edition alle Datenbanken direkt auf Ihrem NAS-Laufwerk speichern.

Sollte Ihr NAS-Laufwerk zudem über einen integrierten mySQL-Server verfügen, so kann auch diese ab der Corporate-Edition genutzt werden.


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¿Cómo funciona el reconocimiento de texto para mis documentos?

Artikel-ID: #RPOHD14076

Alle in Realify PaperOffice hinzugefügten Dokumente und Dateien werden von der integrierten FileOCRmax OCR-Texterkennung komplett texterkannt und durch umfangreiche interne Wörterbücher korrigiert.

Das funktioniert mit allen eingescannten oder abfotografierten Papier-Dokumenten wie auch mit den gängigsten Dateiformaten (PDF, DOC, XLS,...) oder auch Ausdrucke über den integrierten virtuellen Drucker.

Durch die Rohtext-Zerlegung und der Realify PaperOffice Stichwortsuche können Sie in sekundenschnelle Ihre gesamten Daten nach jedem Suchbegriff durchsuchen.

FileOCRmax unterstützt mehr als 160 Sprachen und wandelt zudem alle eingescannten Dokumente in durchsuchbare PDF/A Dateien für die Langzeitarchivierung und bearbeitbare Word-Dateien um.


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¿Puedo poner los documentos y archivos para la nueva presentación?

Artikel-ID: #RPOHD14812

Ja, die integrierte Termin- und Wiedervorlageverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer wichtige Termine und Wiedervorlagen einsehen können.


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¿Puedo enlazar documentos y archivos con los contactos y direcciones?

Artikel-ID: #RPOHD14904

Ja, die integrierte Kontaktverwaltung ist sogar netzwerkfähig, so dass alle im Netzwerk befindlichen Benutzer auf diesen Adressenpool und die jeweils verknüpften Dokumente zugreifen können.


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De qué edición los datos se almacenan seguro de revisión?

Artikel-ID: #RPOHD15272

Dazu müssen Sie die Corporate-Edition mit einer mySQL-Datenbank einsetzen.


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¿Cuántos documentos puedo almacenar en Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD15824

Die Speicherung von Dokumenten ist in keiner Edition begrenzt, d.h. Sie können beliebig viele Dokumente speichern.

Eine technische Limitierung erfolgt z.B. durch die Grösse Ihrer Festplatte, dem verwendeten Dateisystem oder der einzelnen Datenbank.


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¿Cuántos usuarios pueden trabajar simultáneamente con Realify PaperOffice™ DMS en la red?

Artikel-ID: #RPOHD17020

Die maximale Anzahl ist technisch unbegrenzt und wird nur die in Ihrer Lizenz festgelegten maximalen Benutzer begrenzt.


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Como los archivos están versionados?

Artikel-ID: #RPOHD276

Praxisbeispiel beim Einsatz einer Mysql Datenbank:

Sie öffnen ein Word-Dokument, welches bereits in Realify PaperOffice gespeichert wurde, verändern und speichern dieses durch Klick auf "Schliessen" oder "X". Realify PaperOffice erkennt, dass dieses Dokument verändert wurde, versioniert es vollautomatisch und erstellt eine Schattenkopie dieses Dokumentes. Dabei werden Benutzer, Vermerke und Datum gleichzeitig festgehalten. Um auf eine vorherige Version zuzugreifen, öffnen Sie einfach die Versionhistorie.


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¿Mis datos se almacenarán en una nube?

Artikel-ID: #RPOHD12236

No, sus datos serán almacenados de forma predeterminada en el PC local.


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¿Puedo acceder a todos mis datos y documentos en la red local?

Artikel-ID: #RPOHD12788

Ja, ab der Business-Edition können Sie alle Daten auch optional im Netzwerk nutzen und auf einem NAS/Server/VPN oder Netzwerkfreigabe speichern.

Des Weiteren können Sie ab der Corporate-Edition alle Daten zusätzlich direkt in einer mySQL-Datenbank speichern.


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Funciona Realify PaperOffice™ DMS bajo Windows 10? Y ¿qué pasa con los sistemas de 64 bits?

Artikel-ID: #RPOHD12420

Ja, Realify PaperOffice ist für folgende Betriebssysteme entwickelt und freigegeben:

  • Windows 10 64bit
  • Windows 10 32bit
  • Windows 8.1 64bit
  • Windows 8.1 32bit
  • Windows 8 64bit
  • Windows 8 32bit
  • Windows 7 64bit
  • Windows 7 32bit
  • Windows Vista 64bit
  • Windows Vista 32bit
  • Windows XP 64bit
  • Windows XP 32bit


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¿Hay una versión para Mac OSX de Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD12880

Nein, um Realify PaperOffice auf einem Mac zu nutzen müssen Sie z.B. Virtual Box nutzen.


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¿Dónde están los archivos y datos almacenados?

Artikel-ID: #RPOHD184

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert


Für die Datensicherung muss dieser Datenbankordner, in welchem sich all diese obigen Dateien befinden, gesichert werden.


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Instalación y la red

Se puede extender mi licencia de prueba?

Artikel-ID: #RPOHD11132

Ja, auf besondere Anfragen welche z.B. Teststellungen betreffen. Wenden Sie sich dazu an unseren Verkauf und geben Sie dort die ULID Ihrer Testlizenz an.


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He comprado una licencia. ¿Dónde puedo activarlo?

Artikel-ID: #RPOHD13432

Starten Sie Realify PaperOffice und klicken Sie im Login-Fenster aus "Seriennummer eingeben" und folgen Sie dem Assistenten.


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¿Con qué frecuencia puedo activar mis licencias adquiridas?

Artikel-ID: #RPOHD13524

Sie können Ihre Lizenzen beliebig oft neu aktivieren nachdem Sie diese zuvor zurückgesetzt haben. Eine Lizenz-Rücksetzung kann über Ihr Realify Network erfolgen.


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Quiero cambiar mi PC. ¿Puedo tomar mis licencias?

Artikel-ID: #RPOHD13616

Dazu können Sie die Aktivierung Ihrer Lizenz in Ihrem Realify Network zurücksetzen und anschliessend auf dem neuen PC wieder aktivieren.


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¿Ofrecen también gratis "sólo lectura" licencias?

Artikel-ID: #RPOHD13800

Nein, jedoch können diese für Sie kostenlos bereitgestellt werden. Unser Verkauf hilft Ihnen gerne weiter.


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¿Por cuánto tiempo mi licencia adquirida esta válida?

Artikel-ID: #RPOHD10856

Ihre erworbene Lizenz ist ein Leben lang gültig.


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No puedo encontrar mis certificados de licencia. ¿Qué puedo hacer?

Artikel-ID: #RPOHD11408

Lizenzurkunden werden je nach Edition und USP Typ in Ihrem Realify Network gespeichert.

Wenden Sie sich mit folgenden Daten an unseren Verkauf

  • Rechnungsnummer und Datum
  • Zahlungsweg und Zahldatum
  • erworbene Edition und Version (falls bekannt)


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¿En cuántos ordenadores puedo instalar mi licencia?

Artikel-ID: #RPOHD13708

Sie benötigen pro PC eine gültige Lizenz, d.h. um z.B. Realify PaperOffice auf 5 verschiedenen PCs zu verwenden benötigen Sie 5 Lizenzen.

Verwenden Sie Realify PaperOffice als Terminalanwendung, so ist pro Benutzer eine Lizenz notwendig.


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¿Cuál es la diferencia entre una licencia independiente y una licencia de red?

Artikel-ID: #RPOHD460

Die Lizensierung von Realify PaperOffice Starter, Basic, Business und Corporate erfolgt immer "Named user", d.h. Sie benötigen für JEDEN
Arbeitsplatz eine gültige Lizenz.


Hierbei wird zwischen Einzelplatz- und Netzwerklizenzen unterschieden:

Wenn Sie Realify PaperOffice auf mehreren PCs installieren möchten, welche unabhängig voneinander sind, benötigen Sie Einzelplatzlizenzen.

Wenn Sie Realify PaperOffice auf mehreren PCs installieren möchten, welche zusammen im Netzwerk arbeiten, benötigen Sie Netzwerklizenzen.


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Bases de datos y archivos

Darf oder kann ich Realify PaperOffice auf einer virtuellen Maschine betreiben?

Artikel-ID: #RPOHD11776

Ja, insofern Ihre Nutzung nicht gegen die allgemeinen Lizenzbestimmungen verstößt ist das ohne Probleme möglich.


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Ich möchte ein Update von einem älteren Realify PaperOffice Release auf das aktuelle (z.B. 2240) durchführen. Wie gehe ich vor?

Artikel-ID: #RPOHD19780

Falls Sie ein Update von älteren Realify PaperOffice Versionen (z.B. einer 2011 auf die 2015) durchführen möchten, so erstellen unbedingt vor der Installation ein komplettes Daten Backup Ihrer bereits in der älteren Version abgespeicherten Daten.
Um explizit auf das R2240 upzudaten, müssen Sie eine bereits vorhandene Version deinstallieren, da ab dem R2240 ein neuer Programmkern eingesetzt wird, welcher nicht kompatibel mit vorherigen Versionen ist.
Starten Sie nach der Deinstallation den PC neu, ab hier können Sie das Release 2240 neu installieren.


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¿Qué derechos de usuario de Windows se requieren?

Artikel-ID: #RPOHD552

Sie benötigen für die Installation lokale Administratorenrechte. Realify PaperOffice wird dabei für alle lokalen Benutzerkonten eingerichtet.


Für die Nutzung benötigen Sie KEINE Administratorenrechte.


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Ich möchte die Edition (z.B Basic auf Business) einer bestehenden Installation ändern. Muss Realify PaperOffice neu installiert werden?

Artikel-ID: #RPOHD12052

Nein, geben Sie einfach die neue Seriennummer ein und aktivieren Sie diese. Nach einem Programm-Neustart steht der Leistungsumfang der neuen Edition zur Verfügung.


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Programa de instalación y configuración

Wo finde ich das Realify PaperOffice Setup?

Artikel-ID: #RPOHD12972

Sie finden das aktuellste Setup immer direkt unter http://download.realifysystems.com/RealifyPaperOfficeSetup.latest.exe

Insofern Sie keinen USP einsetzen müssen Sie das von Ihnen erworbene Release anstatt des aktuellsten Releases installieren. Diesen Link zum Setup finden Sie in Ihrer Lizenzurkunde.


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¿Qué debo tener en cuenta antes de instalar Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD9660

Instalación Realify PaperOffice™ DMS debe estar en la partición primaria (normalmente la unidad C :).

Desde Realify PaperOffice™ DMS técnicamente actúa como la parte delantera de su base de datos Realify papel de oficina, la base de datos puede residir en prácticamente cualquier medio de comunicación, tales como la misma u otra partición, recurso compartido de red o una base de datos MySQL.

Definitivamente, usted debe considerar antes de instalar:

Si desea utilizar versiones anteriores de Office y Papel Realify actualicen a la corriente Realify PaperOffice™ DMS Versión:

  • Antes de realizar la instalación de una copia de seguridad de datos completa
  • Inserte Antes de instalar un sistema de punto de restauración
  • ADVERTENCIA: Antes de Realify PaperOffice™ DMS se pone en funcionamiento productivo, se recomienda un modo de prueba anterior para evitar la inconsistencia de datos. Una vez que la base de datos anterior se abre con la nueva versión, la estructura de la base de datos a la nueva versión será adaptado como nuevos algoritmos de cifrado están integrados. Este proceso es irreversible!
  • Si la operación de su Realify PaperOffice™ DMS se produce en una VM (máquina virtual), Toma una instantánea

Para las versiones multiusuario nota!

  • Pruebe antes de instalar el sistema en un equipo de prueba
  • Prueba de la base de datos de la versión anterior Realify papel de oficina para la compatibilidad con la nueva versión Realify PaperOffice™ DMS

Para todos los usuarios:

  • Debe ejecutar el programa de instalación con derechos de administrador
  • Asegúrese de que están instaladas todas las actualizaciones de Windows y Service Pack (http://update.microsoft.com/)
  • Asegúrese de que está utilizando la configuración actual (https://www.realifysystems.com/?show=loginToRN) para la instalación
  • Conecte antes de instalar todos los productos de Microsoft Office (Word, Excel, etc.)
  • El sistema debe cumplir los requisitos mínimos


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Wo kann ich nachträglich eine Muster-Demodatenbank downloaden?

Artikel-ID: #RPOHD14168

Sie können die im Setup mitgelieferte Demodatenbank auch manuell von hier downloaden:

  • Deutsch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.de.rar
  • Englisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.en.rar
  • Russisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.ru.rar
  • Spanisch: http://download.realifysystems.com/demodatenbank2015.full.es.rar


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¿Cuál es la contraseña de administrador?

Artikel-ID: #RPOHD368

Bei einer Neuinstallation oder wenn Sie eine neue leere Datenbank anlegen ist das Administrator-Passwort nicht vergeben, d.h. Sie lassen bei der Anmeldung das Passwort-Feld leer. Es wird empfohlen nach der ersten Anmeldung ein starkes Administrator-Passwort zu vergeben.


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Interfaz y puntos de vista

Wie kann ich meine vorhandene Datenbank auf einen neuen Computer umziehen?

Artikel-ID: #RPOHD19504

Wenn Sie mit der Realify PaperOffice Datenbank auf einen anderen Computer (PC) umziehen möchten, so müssen Sie lediglich die Datenbank umkopieren und sich mit dieser dann auf dem neuen PC verbinden.
Dabei können Sie wir folgt vorgehen:

  • Kopieren Sie Ihren gesamten Datenbankbank-Ordner auf den neuen Computer. Um den Speicherpfad herauszufinden starten Sie Realify PaperOffice und wählen > Datenbanken > Datenbank auswählen. Der aktuelle Pfad wird jetzt angezeigt
  • Melden Sie sich in Ihrem Realify Network mit Ihren Lizenz-Zugangsdaten an. Diese finden Sie in der Lizenzurkunde, welche Sie mit Realify PaperOffice erhalten haben
  • Setzen Sie die Lizenzaktivierung zurück
  • Downloaden und installieren Sie Realify Paperoffice auf Ihrem neuen Computer
  • Nach dem Abschluss der Installation führen Sie die Lizensierung mit Ihren bestehenden Lizenzdaten durch und starten Realify PaperOffice
  • Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und geben den Pfad zu Ihrer Datenbank an.
  • Starten Sie Realify PaperOffice neu, um mit der Datenbank zu arbeiten.

Neuer ComputerDatenbank umziehen


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Protección de Datos de MDB

Artikel-ID: #RPOHD1288

Sie sollten unbedingt Ihre MDB-Datenbank in regelmässigen Abständen auf einen externen Datenträger wie z.B. USB-Stick
oder externe Festplatte sichern.


Realify PaperOffice speichert alle Daten standardmäßig in Ihrem Windows-Dateisystem. Dabei wird ein sogenannten Datenbankordner erstellt, welche folgende Dateien und Ordner beinhaltet:

  • daten.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Informationen, Verschlagwortung und Texterkennung der aufgenommenen Daten gespeichert
  • thumbs.mdb > In dieser MDB-Datei werden alle Vorschaubilder der aufgenommenen Dateien gespeichert
  • Unterordner "files" und "scans" > In diesen beiden Unterordnern werden die aufgenommenen Original-Dateien selbst gespeichert

Um die Datensicherung durchzuführen, muss der Datenbankorder, der die obigen Dateien und Unterordner befindet, gesichert werden.


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¿Cómo puedo comprimir la base de datos MDB?

Artikel-ID: #RPOHD1564

Para automatizar el proceso de compresión MDB de bases de datos, haga lo siguiente:

1. dasStartmenü Click del documento de la Oficina 2011

\</p


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Carpeta de documentos y documentos

Sind von Realify PaperOffice erstellten Datenbanken grundsätzlich verschlüsselt?

Artikel-ID: #RPOHD14628

Für MDB-Datenbanken:

  • Sie können pro Archiv festlegen ob die Daten verschlüsselt abgelegt werden sollen unter "Archiveigenschaften"
Für mySQL-Datenbanken:

  • Die gesamte Datenbank ist generell hochverschlüsselt. Dies kann aus Sicherheitsgründen nicht abgeschaltet werden.


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Wie kann ich eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad auswählen?

Artikel-ID: #RPOHD19596

Um eine MDB Datenbank über ein Netzwerkpfad verfügbar zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie in Ihrer Oberfläche auf "Datenbank" und wählen den Eintrag "Datenbank auswählen".


Neben dem unteren Eingabefeld, klicken Sie auf durchsuchen und wählen eine beliebige Datenbank aus, z.B. diejenige, die vom Werk aus mit installiert wurde.
Klicken Sie danach in das Eingabefeld, löschen die ausgewählte und fügen den Netzwerkpfad zu Ihrer gewünschten Datenbank ein.


Klicken Sie danach auf "mit Datenbank verbinden".


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Wie lege ich eine neue MDB-Datenbank an (Starter, Basic) ?

Artikel-ID: #RPOHD16928

Diese beiden Editionen unterstützen nur die Verwaltung von einer Datenbank.

Insofern Sie bei der Installation die Demodatenbank downgeloaded haben, so können Sie entweder die Inhalte manuell löschen und Ihre Daten in dieser Datenbank speichern oder die Demodatenbank löschen - Realify PaperOffice erstellt dann beim nächsten Programmstart automatisch eine neue, leere Datenbank:

  1. Wählen Sie "Datenbanken > Datenbank auswählen" und notieren Sie sich den Pfad der aktuellen Demo-Datenbank
  2. Beenden Sie Realify PaperOffice und löschen Sie den gesamten Ordner der Demo-Datenbank
  3. Starten Sie Realify PaperOffice


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¿Cómo puedo crear una nueva base de datos MDB (Business Edition)?

Artikel-ID: #RPOHD1748

Hinweis: Ab Realify PaperOffice Corporate verwenden Sie hierfür ausschließlich den "Datenbankmanager"

Idealerweise legen Sie nach der Installation eine neue Datenbank an einem Speicherort Ihrer Festplatte an, z.B. c:paperofficedatenbanken

1. Klicken Sie auf den Reiter "Datenbank" in Ihrem Realify PaperOffice

2. Dann auf "Neue Datenbank anlegen"


3. Wählen Sie einen Speicherort für Ihre Datenbank aus

4. Klicken Sie auf "OK"

5. Nachdem die neue Datenbank angelegt wurde, können Sie im Dialog wählen, ob Sie jetzt mit der neuen Datenbank arbeiten möchten.


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¿Cómo puedo crear una nueva base de datos MDB (gestor de bases, de Corporate Edition)?

Artikel-ID: #RPOHD1932

Para crear una nueva base de datos MDB utilizando el gestor de base de datos, haga lo siguiente:

1. Inicie el gestor de base de datos

2. Elija "Crear una base de datos nueva en blanco"

3. Seleccione "bancos multilaterales de desarrollo"

4. Seleccione una ubicación para el nuevo MDB

5. Haga clic en la opción "Crear nueva base de datos" en la

6. El gestor de base de datos sólo está dispuesto a poner su nueva MDB. Haga clic en "Crear nueva base de datos" para iniciar el proceso de creación.

7. Escriba un nombre para la nueva base de datos. Este nombre más tarde aparecerá en la ventana de entrada de papel de oficina 2011th

8. Haga clic en "Finalizar"

Inicio de papel de oficina de 2011 a trabajar con su nuevo MDB.


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¿Cómo puedo crear una nueva base de datos MySQL (gestor de bases, de Corporate Edition)?

Artikel-ID: #RPOHD2024

Um eine neue mySQL-Datenbank über den Datenbankmanager anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Starten Sie den Datenbankmanager

2. Wählen Sie "Neue leere Datenbank erstellen" aus

3. Wählen Sie "mySQL Server"

4. Geben Sie die Server-IP und den Port Ihres mySQL Datenbankservers ein (z.B. IP 127.0.0.1, Port 3306)

5. Realify PaperOffice legt automatisch 2 neue Datenbanken auf Ihrem mySQL-Server an.
Geben Sie den gewünschten Namen für die Datenbank (beinhaltet alle Daten) und die Thumbsdatenbank (beinhaltet die Vorschaubilder) ein.

6. Geben Sie den mySQL Benutzernamen und Passwort ein. Dieser mySQL Benutzer muss uneingeschränkt über alle Rechte verfügen.
Zudem muss der Benutzer ein mySQL-Passwort haben.

7. Aktivieren Sie die Checkbox "PaperOffice erstellt Datenbanken", somit werden von PaperOffice alle benötigten Datenbanken automatisch angelegt (empfohlen)

8. Der Datenbankmanager ist nur bereit, Ihre neue mySQL-Datenbank anzulegen.
Klicken Sie auf "Neue Datenbank erstellen", um den Erstellungsvorgang zu starten.

9. Geben Sie einen Namen für die neue Datenbank ein. Dieser Name erscheint später im Login-Fenster von Realify PaperOffice.

10. Klicken Sie auf "Fertigstellen"

Starten Sie Realify PaperOffice neu, um mit Ihrer neuen mySQL-Datenbank zu arbeiten.


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Bandeja y distribución de documentos

¿Cómo se crea un nuevo archivo?

Artikel-ID: #RPOHD2208

Um ein neues Archiv in Realify PaperOffice anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Archiv"

2.Klicken Sie auf "Neues Archiv anlegen"


Die Vorgaben für das neue Archiv können frei festgelegt werden:

"Bitte geben Sie einen Namen für das neue Archiv ein"

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv ein. Dieser Name wird auch im Anmeldefenster von Realify PaperOffice angezeigt.


"Kategorien aus dem aktuellen Archiv kopieren"

  • Bei aktiv werden die aktuellen Kategorien auch in das neue Archiv automatisch angelegt. Bitte beachten Sie, dass die Kategorienübernahme nur beim Erstellen eines neuen Archives in der Maske "Neues Archiv erstellen" möglich ist.


"Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv"

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf das neu erstellte Archiv haben sollen.


Nachdem Sie alle Parameter angegeben haben, klicken Sie auf "Neues Archiv erstellen" um den Vorgang zu starten.


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¿Cómo puedo cambiar las características de archivo?

Artikel-ID: #RPOHD2300

Um die Eigenschaften des aktuellen Archives zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Archiv" in Ihrem Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Archiveigenschaften ändern"


Name des aktuellen Archives

  • Geben Sie hier einen frei wählbaren Namen für das Archiv an. Dieser Name wird auch im Login-Fenster von Realify PaperOffice angezeigt.


Option 256bit SECURE Dateisystem-Dokumentenverschlüsselung aktivieren

  • Wenn aktiv, speichert Realify PaperOffice Ihre Dokumente mit einer 256bit Verschlüsselung ab.
    Bereits vorhandene Objekte werden bei Aktivierung verschlüsselt, bei Deaktivierung der Verschlüsselung entschlüsselt.

Achtung: Bei aktivierter Verschlüsselung können Sie die von PaperOffice angelegten Kopien nur noch aus PaperOffice heraus öffnen.

Um diese Objekte mit Ihrem Windows-Explorer zu öffnen, muss die Verschlüsselung deaktiviert sein. Es wird ausdrücklich empfohlen, Objekte nur aus PaperOffice zu öffnen, da ansonsten relevante Dokumentmappen Daten wie z.B. Vorschaubilder und Texterkennung nicht aktualisiert werden.


Folgende Benutzer haben Zugriff auf dieses Archiv

  • Legen Sie hier fest, welche Benutzer Zugriff auf dieses Archiv erhalten sollen


Klicken Sie auf "Änderungen übernehmen", um die neuen Eingaben zu speichern.


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¿Cómo puedo eliminar un archivo?

Artikel-ID: #RPOHD2392

Este procedimiento elimina el archivo entero seleccionado y no se puede deshacer.

Para eliminar un archivo (el actual no se puede borrar) Proceda como sigue:

1. Seleccione la ficha "Archivo" en su Realify PaperOffice™ DMS

2. Haga clic en "Eliminar archivos" en la

3. Seleccione el archivo que desea borrar

4. Confirme la eliminación haciendo clic en "Eliminar archivos"


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Soluciones de flujo de trabajo y ejemplos prácticos

Configuración en "objetos de carpetas de documentos"

Artikel-ID: #RPOHD2576

Legen Sie hier fest, mit welchem Programm welcher Dateityp geöffnet werden soll.

Sie haben zudem jederzeit die Möglichkeit Dateien mit "Öffnen mit..." zu bearbeiten:

1.Klicken Sie mit rechter Maustaste auf ein Dokument (im FlipView oder Detailansicht)

2.Wählen Sie "Öffnen mit..." um eine Applikation zu wählen


"Vorschau (Thumbnail) -Qualität"

Legen Sie hier die Kompressionsrate für die Vorschaubilderstellung fest.


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Ajustes en la lista de carpetas de documentos

Artikel-ID: #RPOHD9016


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Configuración en "General"

Artikel-ID: #RPOHD2668

Unter "Allgemeine Programmeinstellungen" können folgende Einstellungen von Ihnen vorgenommen werden:

- Defaultname für neue Dokumentmappen. Bei Eingabe der neuen Dokumentmappenbezeichnung wird dieser Name sozusagen als Standardbezeichnung verwendet. Sie können ebenfalls Variablen benutzen, zB %datum% wird das aktuelle Datum eingesetzt und bei %zeit% die aktuelle Uhrzeit
- "Doppelklick auf FlipView-Objekt öffnet die Datei mit Originalprogramm"- Dokumentmappe löschen, löscht dazugehörige Bilder und Dateien- Servermodul verwenden (Konfigurationsdatei erforderlich)


Texterkennung OCR-Funktion

Realify PaperOffice verfügt über eine OCR Texterkennung der neuesten Generation, diese wird durch Branchenwörterbücher ermöglicht, welche ständig aktualisiert werden aus den Bereichen Allgemein, Medizin, Recht, Industrie und Finanzen.

Für perfekte Ergebnisse werden erkannte Dokumente automatisch auf Rechtschreibung korrigiert - in mehr als 160 Sprachen, darunter auch Sonderzeichensätze wie z.B. kyrillisch, arabisch, asiatisch.

Spracheinstellungen für einzelne Dokumente können innerhalb der Dokumentmappe, unter Objektverwaltung, vorgenommen werden. Klicken Sie einfach auf das entsprechende Dokument mit rechter Maustaste und wählen "FileOCRmax: Sprache für Texterkennung festlegen" aus.

Download transparenter wichtiger Updates im Hintergrund zulassen
Realify PaperOffice passt sich ganz automatisch den wichtigen Updates, welche durch Ihr Betriebssystem durchgeführt werden, an. Hierfür wird ein temporäres Verzeichnis erstellt. Durch die Entfernung des Häkchens können wichtige Updates nicht mehr runtergeladen werden, daher empfehlen wir das Häkchen gesetzt zu lassen.


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Configuración en "ExplorerConnect"

Artikel-ID: #RPOHD2852

Durch die direkte Integration in den Windows-Explorer können Sie schnell und bequem jegliche Dateien direkt per Mausklick in Realify PaperOffice speichern.
Der Punkt Arbeitsplatz wird um das virtuelle Laufwerk "ExplorerConnect" erweitert.
Alle Dateien, die in dieses virtuelle Laufwerk gespeichert werden, werden ganz automatisiert in Realify PaperOffice durch den Einsatz von Exchange Dialog aufgenommen.
Wählen Sie in der Liste den Laufwerksbuchstaben aus, unter welchem ExplorerConnect dargestellt werden soll.


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¿Cómo puedo editar los tipos de IVA?

Artikel-ID: #RPOHD2484



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Sistema de automatización de operaciones y

¿Qué son los categorías en Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD2944

Die Hauptindexierung erfolgt in Realify PaperOffice durch die Zuordnung von Kategorie- Ordner für Dokumentmappen. Die Kategorie- Ordner in Realify PaperOffice sind gleichzusetzen mit Ihren derzeitigen Ordnern.

Dabei kann eine Dokumentmappe einem Kategorie- Ordner oder beliebig vielen verschiedenen Kategorie- Ordnern zugewiesen werden.

Die Kategorieverwaltung ermöglicht es individuelle Kategoriebäume mit Hauptkategorie- Ordner (= Ihre Ordner) und Unterkategorie- Ordner (=Ordner-Register) aufzubauen. Diese verschiedene Kategorien können anschliessend z.B. visuell gekennzeichnet oder mit Benutzerrechten versehen werden. 


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¿Cómo puedo administrar las categorías?

Artikel-ID: #RPOHD3036

Sie können Kategorien je nach Einsatzgebiet frei anlegen, löschen und verwalten.Hinweis: Um die aktuellen Änderungen nicht zu speichern, klicken Sie nicht auf "Kategorien speichern", sondern auf "Wiederherstellen".

Um Kategorien zu verwalten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Ihrem Realify PaperOffice
2. Klicken Sie auf "Kategorie- Ordner verwalten"

Um einen neuen Hauptkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neuen Kategorie- Ordner anlegen"
2. Geben Sie einen frei wählbaren Kategorie- Ordner Namen ein
3. Wählen Sie ein Icon für diese Kategorie- Ordner aus
4. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Kategorie- Ordner zugreifen dürfen


Um eine neue Unterkategorie- Ordner anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Haupt- oder Unterkategorie- Ordner, unter dem der neue Unterkategorie- Ordner erstellt werden soll
2. Klicken Sie auf "Neuen Unterkategorie- Ordner anlegen"
3. Geben Sie einen frei wählbaren Unterkategorie- Ordner Namen ein
4. Wählen Sie ein Icon für diesen Unterkategorie- Ordner
5. Legen Sie ggfs. fest, welche Benutzer oder Gruppen auf diesen neuen Unterkategorie- Ordner zugreifen dürfen

Um automatisch ein A-Z Register, Zahlenfolgeregister oder Januar-Dezember Register anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie wie oben beschrieben vor, klicken jedoch anstatt auf "Neue Kategorie anlegen" oder "Neue Unterkategorie anlegen" auf „Automatische Unterkategorien“. Wählen danach „A-Z anlegen“, „Zahlenfolge anlegen“ oder „Januar-Dezember anlegen“ aus
2. Um die Reihenfolge von Kategorie- Ordnern zu ändern, verwenden Sie die Buttons "Pfeil hoch/Pfeil runter" oder alternativ Drag & Drop


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Wie importiere/exportiere ich bestehende Kategorie-Strukturen?

Artikel-ID: #RPOHD17112

Ganz egal, ob Immobilien- oder Fahrzeugverwaltung, Realify PaperOffice bietet Ihnen bereits vordefinierte Kategorie- Ordner Strukturen an, die durch Importieren ganz einfach in Ihre Kategorie- Struktur importiert werden können. Oder Sie können bereits angelegte Kategorie- Ordner exportieren und auf einer anderen Realify PaperOffice Installation wieder importieren.
Wählen Sie in der Kategorie- Ordner Bearbeitung und danach "Importieren" einfach den Punkt "aus Datei importieren aus und geben den Pfad zu der .pokat Datei an.

Bei der Installation einer Demodatenbank, werden Ihnen bereits durch unser Team vorgefertigte Kategorie- Ordner Strukturen mitgeliefert.


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¿Cómo puedo configurar la categoría de comenzar?

Artikel-ID: #RPOHD3128

Um direkt nach dem Start von Realify PaperOffice sofort einen bestimmten Kategorie- Ordner anzeigen zu lassen, sozusagen "Startkategorie",
gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Hauptübersicht von Realify PaperOffice mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Startkategorie- Ordner und wählen Sie "als Startkategorie- Ordner festlegen".

2. Beim nächsten Start von Realify PaperOffice wird Ihnen der ausgewählte Kategorie- Ordner zuerst angezeigt.


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Wie weit kann ich den Kategoriebaum strukturieren?

Artikel-ID: #RPOHD16376

Unter Berücksichtigung der evtl. durch die eingesetzte Edition vorhandene maximale Kategorieanzahl (mySQL: unbegrenzt), gibt es hinsichtlich Tiefe und Breite des Kategoriebaums keine technischen Einschränkungen.


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Módulos y extensiones

¿Qué significa campos personalizados en Realify PaperOffice™ DMS?

Artikel-ID: #RPOHD3220

Benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice sind Felder, die der Dokumentmappe hinterlegt werden können.

Sie können in Realify PaperOffice beliebig viele benutzerdefinierte Felder anlegen, um z.B. Informationen, die das hinzugefügte Dokument oder Datei nicht beinhaltet, zu hinterlegen und danach explizit zu suchen. Legen Sie z.B. den Namen eines Fachberaters, den Liefertermin, die Kundennummer oder eine Vertragsnummer an.

Diese Felder stehen Ihnen dann überall in Realify PaperOffice zur Verfügung.


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¿Cómo puedo editar campos personalizados?

Artikel-ID: #RPOHD3312

Um benutzerdefinierte Felder in Realify PaperOffice zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Dokumentmappen" in Realify PaperOffice

2. Klicken Sie auf "Benutzerdefinierte Felder bearbeiten"

Um ein neues benutzerdefiniertes Feld anzulegen gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf "Neues Feld anlegen"

2. Geben Sie einen frei wählbaren Namen für das neue Feld an

3. Geben Sie an, um welchen Datentyp es sich bei diesem Feld handelt. Zudem legen Sie ggfs. einen Standardwert für dieses Feld fest.

4. Wählen Sie, ob dieses neue Feld in allen Archiven verfügbar sein soll.

5. Wählen Sie Kategorie- Ordner, in denen das Feld verfügbar sein soll.

6. Klicken Sie auf "Speichern".

Um ein benutzerdefiniertes Feld zu löschen gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie links das zu löschende Feld.

2. Klicken Sie auf "Feld löschen" um das markierte Feld zu löschen.

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.


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Las posibles y conocidas fuentes de error

Vista previa de la exhibición en FlipViewer

Artikel-ID: #RPOHD3404

Um die Vorschauanzeige auf FlipView umzustellen gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2.Wählen Sie die Ansicht "FlipView" aus.

3.Um durch die die Objekte der markierten Dokumentmappe zu blättern, klicken Sie einfach auf das vorherige oder nächste Vorschaubild.


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Vorschauanzeige über Listenansicht

Artikel-ID: #RPOHD3496

Um die Vorschauanzeige auf Listenansicht umzustellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2.Klicken Sie auf "Listenansicht".


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Vista previa presentación de los detalles (grandes símbolos)

Artikel-ID: #RPOHD3588

Um die Vorschauanzeige auf Details (Grosse Symbole) umzustellen gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2. Klicken Sie auf "Details (Grosse Symbole)".

3. Um die Objekte der markierten Dokumentmappe grösser oder kleiner zu zoomen, schieben Sie entweder nach links oder
nach rechts den Schieberegler, welcher sich in Ihrem Realify PaperOffice rechts unten befindet.


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Preguntas más frecuentes sobre el programa de socios

Wie kann ich die Dokumentmappen-Anzeigeliste oben anzeigen lassen?

Artikel-ID: #RPOHD3680

Um die Detailliste Ihrer Dokumentmappen nach oben zu setzen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie den Reiter "Anzeigeoptionen" in Ihrem Realify PaperOffice.

2. Klicken Sie auf "Detailliste oben".

3. Die Detailliste wird nun oben angezeigt.



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